德文书信展现一个人的个性与品格. 如果书写正确又合宜, 可以表现出个人的风格, 才能与个人意识. 因此在职场上正可以好好运用这些特点. 宁可多花一些时间来选择正确的用字. 但表达的方式则视情况而异. 例如, 被动式用法在德文书信上常被运用. 但其实用主动式反而较顺輰且不复杂.
用 "Sie erhalten den Vertrag nächste Woche." 来取代 "Der unterschriebene Vertrag wird Ihnen zugesandt"
还有一封信里堆满了名词也不是有风格的书写法. 最好是用动词来取代或串联成串的名词. 这样听起来和善而且不拗口. 所以我们就不写
"Zwecks Vereinbarung eines Termins bitten wir um telefonische Kontaktaufnahme" 而是 "Bitte rufen Sie uns an, damit wir einen Termin vereinbaren können."
在德文商业书信中最大的致命点就是缩写, 首先妳会混洧收信人的阅读, 再者不是每个人都认得这些缩写的涵义. 最重要的是:妳给收信人一个不尊重人的印象, 就好像妳没有足够时间来写信. 这封信是在草率的情况下完成的. 因此正式的德文商业书信上注意不要用缩写- 除了一个例外: 就是那个小小的 PS , 是可以被允许的, 甚至是非常有帮助的. 因为收信人会特别注意到它, 甚至先读它. 因为这个PS缩写, 重要的是它的功能性, 举个例: 公司宣传/报价信上的特价商品或是特别的服务项目或提醒收件人的重点等.
一般而言, 我们在计算机里打好一封商业书信, 打印出来, 再签名即完成. 只有在特殊或私人的情况下, 例如周年庆, 生日, 结缗或是签约时, 就须要花上时间好好用手亲笔写下祝福. 不过, 我也遇过要求亲手书写求职信与履历的德国公司. 但这个情况很少, 只遇过二次.
那我又该在何时用电子邮件? 又应该如何下笔?
一般而言, 在事情很紧急, 而且必须同时知会多人时 - 更明确的说, 就是用电子邮件比用信函能更能达到沟通效果时. 就必须用电子邮件取代传统商业书信. 例如: 会议必须延期, 客户终于下了订单, 庆祝新同事到任. 在现代工商社会, 不仅只有公司行号间透过计算机网络联机沟通. 根据一项调查, 在德国已有超过60%的公司透过网络收录履历, 招聘人才, 另外商场上的合作伙伴也多半透过兼容的邮件信箱, 共同开发新客户, 好处是比在电话中比手划脚形容了老半天来得清楚有条理.
撰写一个德文版的电子邮件, 不同于传统的商业书信, 是由称呼开始, 而是由主旨行开始着手. 这个主旨可以让收件者在每日堆积如山的信箱中, 有效率的过滤信箱, 处理事件. 这个主旨行也关键到, 妳的邮件会不会被阅读, 又是何时会被阅读, 因此: 一个简洁有力主旨, 同时能表达出整个信件的重点摘要, 是非常重要的. 所以在一个电子邮件, 最好是专注于一个主题事件. 这样才能简化事件后续处理, 事件归档, 追踪事件的时间. "很多人都只用小写来书写电子邮件. 这是个非常不好的习惯", 因为电子邮件也是书信的一种, 所以也必须用标准正确的德文字与文法来书写.
至于称呼 – 不论是信函或是电子邮件 – 都是使用 "Sehr geehrter" 或 "Sehr geehrte". 如果双方非常熟悉, 也可以用 "Liebe/r ..." 来称呼. 如果这封信同时有很多收件人, 在私人信件上, 要先称呼女士, 才是先生. 在商场上则是视职位的高低而定. 所以先是主管, 然后才是会计小姐. 值的一提的是, 电子邮件具有法律效力, 在法庭审理案件时, 视同证明(据).
